Waarom moeten de archieven van een kerk, de classis, de particulier synode, de generale synode, een kerkelijke vereniging, commissie of organisatie goed bewaard worden? Vergaderstukken, correspondentie en andere stukken van deze lichamen zijn geen persoonlijk eigendom, maar het eigendom van de kerkelijke gemeente. Er liggen vaak afspraken over personen of gebouwen in vast, die tientallen jaren geldig zijn. Soms is het noodzakelijk om na te gaan hoe een bepaald besluit tot stand is gekomen. Ook moet bijvoorbeeld altijd terug te vinden zijn wanneer iemand is gedoopt. Een andere, maar niet minder belangrijke reden voor goed archiefbeheer is: archiefstukken zijn de bronnen voor de geschiedschrijving. Allereerst natuurlijk voor die van de eigen gemeente, ter gelegenheid van een jubileum, de ingebruikname / sluiting van een kerkgebouw of ten behoeve van een gids voor nieuwe gemeenteleden, artikelen in het kerkblad, het jaarboekje, etc. Maar daarnaast is het archief ook van belang voor de geschiedenis van de plaats en de regio waar de kerk gevestigd is.
