Digitaal archiveren

Digitaal archiveren noodzakelijk?

Digitaal archiveren van (digitaal) materiaal wordt ook voor kerken steeds meer een onontkoombare zaak. Alles uitprinten en behandelen als gewoon fysiek materiaal werkt op den duur niet meer. Zeker niet als de documenten meer functionaliteit kennen dan alleen het weergeven van tekst en plaatjes. Daar komt nog bij dat ook aan deze werkwijze hoge en specialistische eisen worden gesteld met betrekking tot bijvoorbeeld het soort toner en het soort papier, wil de print voldoen aan de eisen van duurzaamheid. Met de grote stroom van informatie die met de digitale media op ons af komt wordt het – alleen al door de hoeveelheid – steeds moeilijker om hiervan een representatieve weergave in papier te geven. Tel het aantal mailtjes in uw mailbox maar eens van het afgelopen jaar en stel u voor dat u van alles een print moest maken en dit op een goede manier moest archiveren. Natuurlijk is niet alles bedoeld om blijvend bewaard te worden, maar het uitzoeken alleen kost al bijna net zoveel tijd als meteen maar alles archiveren. We kunnen langzamerhand niet meer om digitaal archiveren heen.

Op deze site vindt u allerlei informatie en aanbevelingen om als kerkelijke gemeente op een verantwoorde manier om te gaan met digitale documenten. Dit is verre van volledig en het betreft sowieso een terrein dat nog volop in beweging is. Hebt u specifieke vragen dan kunt u die mailen naar het ADC of u kunt bellen.

Organisatorische eisen aan digitaal archiefbeheer

 

Papier en digitale informatie: een fundamenteel verschil

Digitaal archiveren stelt andere eisen aan de organisatie dan het archiveren van alleen papieren informatie. Dit heeft te maken met het fundamentele verschil tussen papieren en digitale informatiedragers. Bij papier zijn drager en informatie één en is het onlosmakelijk met elkaar verbonden. Verlies aan informatie heeft dan ook direct te maken met verlies of beschadiging van de drager. Bij digitale informatie bestaat de inhoud los van de drager. De inhoud moet door een programma telkens weer opnieuw gereconstrueerd worden. Er zijn veel meer processen nodig om digitale informatie leesbaar te maken dan dat dit bij papieren stukken het geval is. Bij het digitaal archiveren moeten al deze processen worden gewaarborgd.

 

Meteen archiveren

Digitaal archiveren verschilt in die zin van de ouderwetse manier dat het dwingender is. Het moet meteen gebeuren. “Papier is geduldig” luidt het gezegde. Bij papier is het veel makkelijker om de inhoud en de context te achterhalen, omdat informatiedrager en de informatie zelf één geheel vormen. Zolang het materiaal niet verandert (door verzuring of beschadiging bijvoorbeeld) blijft papier leesbaar en toegankelijk. Bij digitaal materiaal ligt dit vaak anders. De voortschrijdende techniek zorgt ervoor dat de software vele jaren eerder verouderd is dan de informatiedrager zelf. Bovendien is digitale informatie minder vormvast dan de papieren broertjes en zusjes. Daardoor is het bij digitale informatie moeilijker om de context te bepalen vanuit een document dan bij papier. Met het archiveren van digitaal materiaal kun je dus niet jaren wachten, maar je moet het doen wanneer het document nog “vers” is.

 

Archiveren aan de “voorkant”

Dit levert een nieuw probleem op. Het is soms al moeilijk om je eigen documenten en mailtjes van enkele jaren geleden te ordenen. Een ander zou hier nog veel meer moeite mee hebben. Hiermee zijn we gelijk bij een belangrijk punt van digitaal archiveren beland: archiveren gebeurt niet meer primair door de archivaris, maar door de producent of gebruiker van de informatie. Archiveren aan de “voorkant” wordt dit wel genoemd. De “voorkant” is de kant van het (werk)proces waar de archiefstukken ontstaan en worden gebruikt. De “achterkant” is dan de plek waar ze uiteindelijk belanden (bewaard of vernietigd). In een kerkelijke gemeente was de achterkant altijd het domein van de archivaris zoals de voorkant het domein van de scriba was. Het archiveren aan de achterkant is, waar het digitale documenten betreft, erg moeilijk en niet zelden onmogelijk. Dit betekent dat de mensen aan de “voorkant” zich nu ook bezig moeten gaan houden met archiveren en alles wat daarbij komt kijken. Ze moeten zorgen voor goede metadata, het goede opslagformaat en bovenal voor compatibiliteit.

 

Compatibiliteit

In de mensenwereld is een term als “eenheidsworst” negatief geladen. Men wil graag de eigen inbreng benadrukken, uniek zijn. In de wereld van de digitale informatie geldt dit juist niet. Eigen inbreng levert grote kans op om niet herkenbaar te zijn. Dan ben je weliswaar echt uniek, maar zo bedoelen we het waarschijnlijk niet. Compatibiliteit is in de eerste plaats een kwestie van de juiste technische afspraken (bestandsformaten, besturingssystemen, autorisaties, metadata enz.). Het is echter ook belangrijk dat de compatibiliteit tussen de oren van de gemeenteleden zit. Naast de unieke taken die elke werkgroep en functionaris in de gemeente heeft, moet er ook oog zijn voor die gebieden waar de verantwoordelijkheden elkaar kruisen en gemeenschappelijk zijn. Er moet gedacht worden vanuit het geheel en niet slechts vanuit het eigen smalle aandeel daaraan. Het archief van een gemeente is het product van iedereen die taken binnen die gemeente verricht. Wil er een duurzaam en goed geordend digitaal archief komen dan ontkomt men er niet aan om samen te werken.

 

Veiligheid

Het aspect van veiligheid ligt bij digitaal archiveren gecompliceerder dan bij papier. Papier stop je in een kast met een slot, je draait de sleutel om en klaar. Zolang niemand er met grof geweld inbreekt, de sleutel gapt o.i.d. zijn de stukken van de smalle kerkenraad, die bijzondere financiële stukken, de overzichten van betaalde en onbetaalde vvb veilig voor nieuwsgierige of kwaadwillende blikken van onbevoegden. Digitaal ligt dit iets anders. Wanneer de stukken eenmaal op een CD of andere drager zijn opgeslagen kan de hierboven beschreven procedure worden toegepast. Deze stukken zijn echter niet met CD en al ontstaan. Voor die tijd werden ze geschreven op iemands computer, zijn ze verstuurd naar nog weer andere computers, zijn ze uitgeprint enz. Hoe voorkom je dat zoonlief in de mail deze stukken aantreft, de koster de mislukte printjes gaat lezen die in de oud-papierbak van het kopieerapparaat liggen? Het antwoord hierop is: goede protocollen vastleggen en je daar aan houden. Spreek van te voren af wie welke bevoegdheden heeft en wie waarvoor verantwoordelijk is. Laat – waar nodig is – een belofte van geheimhouding tekenen. Deze protocollen zijn niet alleen belangrijk bij een eventuele schuldvraag, maar dienen ook ter bescherming van degenen die verantwoordelijk zijn. Ze hebben iets om zich achter te verschuilen. Bescherming d.m.v. wachtwoorden op documenten wordt regelmatig toegepast. Dit heeft echter als nadeel dat de informatie onbereikbaar wordt wanneer de persoon of personen die deze wachtwoorden kent, komt te vervallen. Het punt van de veiligheid is ook van essentieel belang bij de keuze van de techniek (zie onder “technische eisen”). Bescherming van de informatie is bij digitaal archiefbeheer een punt dat meer aspecten kent dan bij papieren archiefstukken.

 

Up ↑

%d bloggers like this: